Jan informeert het team over een uitdagende opdracht die ze moeten uitvoeren. Tijdens zijn praatje roept Jeanet, een van de teamleden: “Hey Jan, even wat bondiger en meer enthousiasme. Zo wordt het team niet warm voor de opdracht!” Jan reageert non verbaal sterk op Jeanet, duidelijk geïrriteerd. Hij gaat inhoudelijk niet in op de boodschap van Jeanet, en de andere teamleden aanschouwen het tafereel. Een typisch voorbeeld van (het gebrek aan goede) communicatie.

Het maakt niet uit welke training of teambuilding activiteit jullie als team bij Verbroeder Teamtrainingen volgen, één topic komt altijd terug en dat is communicatie. Binnen een team wordt er goed, slecht, abstract, discreet, to the point, agressief, passief, verbaal, non verbaal of zelfs niet gecommuniceerd.

Communicatie is een belangrijk onderdeel van het Verbroeder TOP TEAM-model. Wat is nu precies communicatie, hoe kunnen we dat het beste doen en wat hebben we daar voor nodig?

Beter communiceren?

“Als team moeten we beter communiceren”. Als ik dit zeg, wat bedoel ik daar dan precies mee? Gaat het over intonatie, het herhalen van berichten, moet het concreter, moeten we elkaar beter aanvoelen, moet het op een andere toon? Of klopt mijn non-verbale communicatie niet bij hetgeen wat ik zeg? Communicatie is een breed woord. Het is goed om als team of bedrijf te definiëren wat jullie verstaan onder ‘goede communicatie’. Communicatie is een vanzelfsprekende eigenschap van mensen, maar goede communicatie niet.

Wat is communicatie precies?

Communicatie is het uitwisselen van informatie, feedback, antwoorden, ideeën en gevoelens. Het is heel veelzijdig, het levert kennis, onderhoudt relaties, houdt de aandacht op de taak gericht en het is een managementtool. Binnen een team is communicatie een van de middelen waarmee taken worden volbracht. Tijdens acties worden instructies gegeven, intenties verduidelijkt en informatie gezonden en ontvangen.

De vier deelaspecten van communicatie

Al onze communicatie bestaat uit twee lagen: het inhoudsniveau en het betrekkingsniveau. Het inhoudsniveau gaat over hetgeen wat er feitelijk wordt gezegd. Het betrekkingsniveau is alles wat onder water gecommuniceerd wordt. Oftewel we zeggen iets, maar communiceren er – meestal onbewust – nog van alles bij. In het voorbeeld van Jan en Jeanet gaf Jeanet feitelijk aan dat Jan het bondiger en enthousiaster moest communiceren. Maar daarbij zaten nog tal val zaken onder die boodschap.

Als we nader ingaan op dat betrekkingsniveau dan verdeeld Schulz van Tun die weer onder drie deelaspecten. Dus een boodschap bestaat uit vier delen.  

1.           Inhoudelijk (de feitelijke informatie) 

2.           Oproep (wat je van de ander wilt) 

3.           Zelfonthulling (wat jij erbij voelt)  

4.           Relatie (hoe je de relatie met de ander ziet) 

Schulz van Thun  

Nu dat we weten dat er vier deelaspecten in effectieve communicatie zitten, is het van belang dat onze boodschap op een juiste manier over komt bij de ontvanger. Is dat niet het geval? Dan kun je vijf vragen stellen. Wie? Zegt wat? Hoe? Tegen wie? Met welk effect?  

Communicatie is zelden een eenvoudige lineair proces. Communicatie verloopt eerder op onderstaande manier: 

Remmerswaal

De vervormingshoek

De vervormingshoek wordt onder andere veroorzaakt doordat informatie of signalen vaak meervoudig te interpreteren zijn. De kloof tussen wat de zender bedoelt en hoe de ontvanger het opvat, komt meestal niet door de letterlijke woorden, maar vaker door emotionele en sociale ruis bronnen. We herkennen dat allemaal. We zijn bijvoorbeeld zo bezig met onszelf of met wat we van plan zijn te gaan antwoorden, dat we niet goed luisteren naar wat de ander zegt. Bovendien speelt ook onze selectieve waarneming een rol, we horen slechts die gedeelten van de boodschap die we verwachten te horen.  

Het is van belang om ervoor te zorgen dat de vervormingshoek zo klein mogelijk wordt gemaakt.

Communicatie problemen  

Wanneer twee mensen elkaar zien, beïnvloeden ze voortdurend elkaars waarnemingen en verwachtingen. Communicatie kan ook meer worden gezien als een interactie tussen mensen. Daarin is elke persoon zowel zender als ontvanger en vindt zenden en ontvangen gelijktijdig plaats.   

Belangrijk tijdens onze trainingen is dat mensen assertief zijn, begrip hebben voor elkaar, bijdragen leveren, soms leiden en daarna weer volgen, vragen stellen en dit in samenspel met de context.

Het geven van feedback

Feedback maakt van een eenzijdige communicatie tweezijdige communicatie. Feedback zorgt ervoor dat de zender en de ontvanger aan elkaar duidelijk kunnen maken dat de doorgegeven informatie is begrepen. (Flin, 2008). Feedback is voor kampioenen. Maar het is o zo lastig om feedback te geven en vooral ook om te ontvangen. Want dat kan zeer doen, het brengt emoties met zich mee en dus vermijden we het maar.

Maar dit is niet de oplossing. We hebben juist feedback nodig om te bepalen of we zelf en het team de juiste kant op gaan. Daarom is het zo belangrijk dat het doel scherp is. Hierdoor kan men gerichte feedback geven op gedrag wat bijdraagt of niet bijdraagt aan het doel. Dit komt altijd terug binnen onze trainingen. In een andere blog gaan we dieper in op feedback.  

Conclusie 

Door training en dus veel met elkaar te interacteren kunnen we zorgen dat er een effectievere manier van communiceren kan plaatsvinden. Communicatie is geen rocket science, maar goede communicatie is niet makkelijk.

Communicatie is de lijm, wat ervoor zorgt dat teamleden effectief kunnen werken aan het doel. Acceptatie van de meningen van anderen is de basis voor het aannemen van feedback. Want van een vriend neem je eerder dingen aan dan van een vreemde. Door veel interactie, inzet van juiste procedures kan men werken aan de inhoud.

Wil je actief aan de slag met effectieve communicatie binnen je team of organisatie? Neem dan contact met ons op.

Als toetje (en met een knipoog) geven we je nog een 10 richtlijnen hoe je niet moet communiceren.  

Richtlijnen voor onvruchtbare communicatie:   

1. Bedenk terwijl de ander spreekt alvast wat jezelf daarna zult zeggen; luister niet!   
2. Zoek voortdurend naar de verschilpunten met je gesprekspartners en laat de overeenkomsten angstvallig met rust    
3. Als jouw mening niet wordt geaccepteerd, zeg dan met een kwaad gezicht dat de andere niet voldoende hun best deden om jou te begrijpen    
4. Val een ander aan op zijn voorbeelden. Vergelijkingen gaan altijd mank, je kunt ze dus altijd kraken.    
5. Gebruik veel vreemde woorden. Een ander kan je dan niet altijd volgen en durft niet te bekennen dat hij die dure woorden niet kent   
6. Zeg vooral nooit dat je iets niet weet of begrijpt. Bombardeer liever je tegenstanders plat met je eigen principes   
7. Als je geen gelijk krijgt, leidt het gesprek dan naar een gebied waar je toevallig zelf veel van weet.   
8. Geef je minachting te kennen wanneer een ander iets niet blijkt te kennen. Houd zorgvuldig de schijn hoog dat je zelf van alles op de hoogte bent, ook als je er niets van weet.   
9. Verbeter vooral telkens de spreek-taalfouten die een ander maakt. Dan wordt hij onzeker en komen jouw kansen beter te liggen.   
10. Val je tegenstanders dikwijls in de rede. Hij raakt er vroeg of laat de draad door kwijt.