Heb je als team inspirerende doelen gemaakt? Dan is het vervolgens van belang dat iedereen vanuit zijn unieke kwaliteiten gaat bijdragen aan de teamdoel(en). Hierdoor ontstaat beweging, motivatie en krijgen mensen bezieling. Want ze dragen bij aan het team, aan het product, aan het proces en doen dit in samenspel met de ander.
So far so good, zou je denken. Maar wat we in de praktijk zien, is dat niet iedereen dezelfde wedstrijd speelt en ook niet dezelfde verantwoordelijkheid draagt.
Wat we allemaal waarschijnlijk wel herkennen, is dat er altijd een paar teamleden zijn die met de handen in de zakken staan toe te kijken hoe anderen hard aan het werk zijn. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er een gedeelde en gedragen verantwoordelijkheid wordt gevoeld voor de gezamenlijke teamdoelen?
1+1= niet altijd 3!
Uit verschillende wetenschappelijke onderzoeken blijkt dat de resultaten van teamwerk in de praktijk vaak tegenvallen. Laten we allereerst ingaan op de definitie van het woord ‘team’. Een team zijn twee of meer personen die samenkomen voor een gemeenschappelijke doel en die gedeelde verantwoordelijkheid dragen voor de resultaten.1 Op papier leuk, maar we zien dat verantwoordelijkheid voelen en nemen in de praktijk vaak weerbarstiger is.
Die tegenvallende resultaten komen door hoofdzakelijk drie thema’s:
1) op teamwerk zit nogal een flink rendementsverlies;
2) teams komen samen vaak niet tot betere oplossingen dan het beste teamlid alleen had gekund;
3) individuele teamleden functioneren door gedoe in teams (tijdelijk) minder goed.2
Rendementsverlies
Op teamwerk zit gemiddeld een rendementsverlies van 25% ten opzichten van wat medewerkers realiseren als ze individueel werken.3 Dit rendementsverlies neemt verder toe naarmate teams groter worden. Als teams gemiddeld maar op 75% van hun kunnen presteren, dan is 1 + 1 = 3 opeens nog maar 1 + 1 = 1,5. Dit rendementsverlies kan allerlei oorzaken hebben: een gebrekkige communicatie, een slechte samenwerking, slechte randvoorwaarden, belemmerend leiderschap etc. Misschien is dit herkenbaar vanuit je eigen werkomgeving.
Het nemen van besluiten als team
Op papier zijn teams creatiever dan het individu en kunnen ze samen tot betere oplossingen komen. Maar toch lukt ze dat helaas in de praktijk vaak niet. Het lukt niet om samen betere ideeën te genereren en betere besluiten te nemen dan het beste teamlid uit dat team alleen zou kunnen.
Sterker nog: ze nemen samen als team slechtere besluiten dan het beste teamlid alleen kan. Daar zijn verschillende redenen voor: ze luisteren niet goed naar elkaar en horen of herkennen de beste ideeën niet, niet iedereen in het team durft zijn mond op te doen, aan de inbreng van het ene teamlid wordt meer waarde gehecht dan aan de inbreng van een ander, een heel afwijkend idee wordt vaak niet gelijk omarmd en dan spelen ook nog gewoon persoonlijke sympathieën een rol.
Onenigheid in het team
Als het even niet zo lekker loopt binnen een team, presteren de individuele teamleden altijd minder goed dan ze eigenlijk kunnen. Werken in een team is helaas niet alleen maar fijn en leuk, het kan frustraties en stress opleveren. Teamleden hebben dan het gevoel dat het werken in een team alleen maar gedoe en meer werk oplevert4 waardoor de werkdruk verder toeneemt. Dit kan zelfs zover gaan dat teamwerk letterlijk ziekmakend wordt.
Wat wij belangrijk vinden binnen verantwoordelijkheid nemen en wat een belangrijke essentie binnen onze training is, is het volgende:
‘’Het gaat over wat goed voelt, goed doet en goed is in de context en het moment voor alle mensen!’’
Wat zijn de verschillende treden van verantwoordelijkheid nemen?
Er is een bepaalde mate van verantwoordelijkheid nemen. Aan de hand van de context kan je bepalen wat slim is om te doen. Is het juist goed om even af te wachten, misschien moet je wel een advies uitbrengen of wordt er verwacht dat je zaken gaat doen? Als team is het goed om te bepalen wie en wat jullie normaal vinden qua verantwoordelijkheid nemen. Bespreek dit met elkaar, waardoor je allemaal dezelfde verwachtingen hebt. Hieronder zie je de trap van verantwoordelijkheid.
Figuur 1: Trap van verantwoordelijkheid nemen
Om een omgeving te creëren waarin teamleden verantwoordelijkheid nemen, focus hebben en samenwerken, moeten werknemers goed weten wat de prioriteiten zijn. Wie is verantwoordelijk voor bepaalde doelen, teamleden moeten mandaat hebben, opdrachten moet helder zijn, teamleden moeten de opdracht eigen maken, ze vertalen in specifieke acties en de discipline hebben om die uit te voeren. Dus ook als het moeilijk wordt, niemand kijkt en er tegenwind is.
Het is één ding om een duidelijk doel te hebben, het is iets heel anders om die ook echt te realiseren en om die uit te voeren. Daarom is een inspirerend doel zo belangrijk!5
Teamgrootte heeft veel invloed
De omvang van het team is misschien wel de meest onderschatte randvoorwaarde voor goed teamwerk. De teamomvang wuiven we vaak gemakkelijk weg en we denken als snel: een paar meer of minder, wat maakt het uit? En dat maakt voor goed teamwerk juist heel veel uit!
Hoe groter het team, hoe moeilijker de uitwisseling van informatie wordt tussen alle teamleden. Als die uitwisseling niet goed lukt, ben je de kracht van een team kwijt. De ideale teamomvang is relatief klein, vier tot zes personen. Een team mag zeker niet groter zijn dan tien teamleden.6 Small is beautiful.7
Er zijn drie aspecten waarop de grootte van het team direct invloed heeft:
- De informatie-uitwisseling in het team.
- De balans tussen luisteren en spreken.
- Sociaal luieren; hoe groter de groep, hoe minder inspanning mensen verrichten.
Figuur 2: Hoeveelheid relaties die er zijn binnen een variatie aan teamleden
Je kunt dus concluderen dat het goed is het werk zo te organiseren dat kleine groepen werken aan de verschillende doelen. Waarbij alle doelen bijdragen aan de gezamenlijke doel.
Vele handen maken licht werk, toch?
Dat blijkt niet vanzelfsprekend het geval. We geven een voorbeeld aan de hand van het bekende onderzoek van Ringelmann over touwtrekken8.
Individueel trekt elke touwtrekker gemiddeld 63 kg. Met drie touwtrekkers aan elke kant trekken ze maar 160 kg (dus 85% van de optelsom van de individuen). Met acht touwtrekkers, trekken ze 248 kg (dus nog maar 49% van de optelsom van individuen). Zodra is gezegd dat ieders individuele bijdrage wordt gemeten, blijkt iedereen opeens wel weer gemiddeld die 63kg per persoon te trekken. Dus dan is het rendementsverlies verdwenen. Daarom is het belang van normen binnen doelen stellen ook zo belangrijk!
Andere onderzoeken, ook met andere taken, concluderen hetzelfde.9 In teams kun je het sociaal luieren verminderen door duidelijke afspraken te maken over ieders bijdrage aan het team. Hoe scherper je dat met elkaar maakt, hoe groter de kans dat elk teamlid optimaal bijdraagt aan het geheel en hoe meer plezier dat geeft. Beide aspecten, de teamomvang en een duidelijke taakverdeling, blijken cruciaal om het beste uit elk teamlid en het team als geheel te halen.
Verbinding binnen het team
Wij helpen teams en organisaties op weg om beter en prettiger samen te werken aan de doelen. Want wanneer alle teamleden eigenaar zijn van de gezamenlijke doelen en inspraak hebben op de wijze waarop deze worden ingevuld, dan spreken we van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid leidt tot verbinding binnen het team of organisatie.10
Tips voor gedeelde verantwoordelijkheid
Waar kan je als teamleider of teammanager mee beginnen? Wij geven je tips.
- Manage verwachtingen. Wees duidelijk over je verwachtingen van de teamleden en over het team als geheel.
- Draag gedeeld leiderschap uit. Betrek het hele team bij het nemen van beslissingen over de doelen, prioriteiten en bij andere kwesties die het hele team aangaan. Dit zorgt voor betrokkenheid bij de taken en elkaar.
- Wees duidelijk in rollen en verantwoordelijkheden. Zorg dat elk teamlid zijn rol kent en snapt en dat de teamleden de verschillende rollen en de rolafhankelijkheden binnen het team kennen. Wees concreet.
- Stimuleer de ontwikkeling van teamleden. Zorg dat elk teamlid zich capabel voelt en capabel is om zijn rol(len) in te vullen
- Faciliteer. Zorg dat de teambehoeftes ten aanzien van het uitvoeren van de taken worden ingevuld en neem eventuele belemmeringen voor de uitvoering van de teamtaken weg
- Creëer een sociaal veilige omgeving. Hierin voelen de teamleden zich vrij om elkaar te zeggen waarop het staat en om feedback te geven op de uitvoering
Blijf werken aan je team
Wat kun je leren van sportteams? Zij besteden veel tijd en aandacht aan oefenen, leren en ontwikkelen met elkaar om zo tot een goed samenspel te komen. Daar is veel meer ondersteuning bij nodig dan dat wordt ingezet binnen de meeste organisaties. Even stilstaan, reflecteren en werken aan het team is zo essentieel.
Onze teamtrainingen en teamcoaching zorgen ervoor dat jullie team zich verder ontwikkelt. Er is aandacht voor individuele en teamontwikkeling. Wij helpen jullie team en organisatie graag. Want je hoeft niet ziek te zijn om beter te worden.
Bronnen
1 Blanchard, Over leiderschap (2015)
2 Derksen, Goed teamwerk (2021)
3 Kravitz & Martin, Ringelmann effect (1986)
4 Derksen, Goed teamwerk (2021)
5 Covey, De 8ste eigenschap (2014)
6 Belbin, Management teams (2010)
7 Parker, Cross-functional teams (2003)
8 West M., Effective teamwork (2012)
9 Kravitz & Martin, Ringelmann rediscovered (1986)
10 Remmerswaal J., Cohesie in begeleiden van groepen (2015)